Обеспечить эффективное управление большим количеством экспонатов, поступивших из частных коллекций Японии, Китая и Европы:

• Упорядочить информацию
• Оптимизировать планирование процессов и координацию выставки
• Увеличить производительность и ускорить работу с данными о произведениях искусства как линейного персонала, так и руководства.

Внедрить базы Экспонатов

Ведение учета произведений искусства, представленных на выставке, важно по нескольким причинам:

1. Юридические и финансовые соображения: учет помогает организаторам защитить себя от юридических проблем и отслеживать стоимость искусства для целей страхования и финансовой отчетности.
2. Отслеживание перемещения произведений искусства: учет помогает отследить перемещение произведений искусства и гарантировать их своевременное возвращение правомерным владельцам.
3. Архивные и исторические цели: записи о выставках могут предоставить ценную информацию для историков и исследователей, изучающих искусство и саму выставку.
4. Отслеживание состояния консервации и реставрации: записи о выставках могут помочь отслеживать состояние консервации и реставрации искусства.
5. Облегчение доступа для исследователей: записи о выставках могут использоваться для доступа к произведениям искусства и изучения их, даже когда выставка закрыта.

Коллекция
Более 200 экспонатов из частных коллекций Европы, Японии и Китая: произведения искусства, рукописи, тиражная графика и артефакты, связанные с историей манги.

Масштаб
Площадь более 2500 кв. метров — «Искусство манга» является самой масштабной выставкой манги из когда-либо проводившихся в мире.

Куратор
Анна Пушакова, специалист по искусству Японии. Ранее работала хранителем коллекции живописи и графики Дальнего Востока в Государственном Музее Востока (ГМВ) в Москве. Была куратором выставок, посвященных японскому искусству, как в России, так и за рубежом.

Мы начали работу с выставкой задолго до ее открытия: совместно с куратором разработали единую систему хранения информации об экспонатах, которая включала все необходимые атрибуты и свойства, такие как: названия экспоната, автор, год создания, размеры, описание, стоимость и другие технические поля.

Эта система позволила нам собирать, хранить и редактировать все данные в одном месте. Теперь они не были разбросаны по разным таблицам, версии которых надо было бы контролировать и бесконечно пересылать друг другу всем участникам процесса. Это было особенно важно, так как выставка включала экспонаты из разных стран, каждый из которых имел свои уникальные характеристики.

Отдельной сложностью стала доставка экспонатов на место проведения выставки в условиях текущей логистической ситуации из разных стран.

Мы оказали помощь организаторам в возможных рамках, создав поля для отслеживания местоположения экспонатов и фиксации их текущего статуса на промежуточных точках.

Перед нами не стояла задача сократить издержки на хранение и транспортировку, но наличие информации помогло сделать процесс доставки очень прозрачным для всех участников базы.

Каждый мог на любом этапе отследить одновременное движение десятков экспонатов.

Гибкая система доступа позволяет показывать специалистам только те данные, которые им нужны для выполнения задач.

Для специалистов, работающих с экспонатами, мы разработали отдельные "виды" базы, которые показывают только некоторые поля из большой базы. Таких решений было несколько:

• Для работы с логистикой экспонатов
• Для работы дизайнеров выставки
• Для создания и работы с аудиогидом
• Для создания и работы с этикетажем
• Для создания каталога выставки
• Для страхования коллекции